Sebuah respon tender adalah proposisi penjualan. Ini adalah kesempatan Anda untuk memberi tahu pembeli siapa Anda, apa yang Anda tawarkan dan mengapa produk atau layanan Anda harus dipertimbangkan di atas segalanya. Pilihan kata, nada, dan struktur memainkan peran penting dalam menampilkan bisnis Anda dengan baik dan tidak diragukan lagi akan memengaruhi penilaian pembeli atas respons tender Anda.

Jadi bagaimana Anda harus menulis dan memformatnya? Lanjutkan membaca untuk beberapa hal yang tidak dapat dinegosiasikan saat menulis respons tender yang berhasil.

Struktur

Struktur respons tender Anda mudah diabaikan, tetapi dapat sangat memengaruhi keterbacaan dokumen Anda. Setiap paragraf harus memiliki kalimat pengantar, titik diskusi terfokus, dan pernyataan penutup. Pastikan untuk menggunakan bukti pendukung dan rincian yang relevan dengan dokumen spesifikasi tender.

Jika respons Anda membutuhkan lebih dari satu paragraf, pastikan untuk menghindari pengulangan. Setiap poin harus dibangun di atas informasi yang diberikan di paragraf sebelumnya dan terus menunjukkan bagaimana produk atau layanan Anda paling cocok untuk pembeli.

Bahasa sederhana

Bahasa sederhana menjamin detail produk atau layanan Anda tidak disalahpahami. Tanggapan lembut Anda tidak harus berupa karya sastra; tepat dan hindari kata-kata yang tidak perlu yang dapat mengalihkan perhatian dari poin utama Anda. Dan tentu saja, pastikan untuk selalu menjalankan pemeriksaan ejaan dokumen untuk memastikan kesalahan ketik diperbaiki sebelum mengirimkan.

Gunakan kata-kata pembeli

Lihatlah kata-kata yang digunakan pembeli dalam spesifikasi tender mereka dan gunakan dalam tanggapan Anda. Menggunakan bahasa yang serupa menunjukkan kepada pembeli bahwa Anda memahami apa yang mereka cari dan membantu mereka menghubungkan titik-titik antara bagaimana penawaran Anda memenuhi permintaan mereka.

Kata-kata dari spesifikasi tender juga dapat membantu Anda menentukan poin apa yang perlu Anda tekankan dalam tulisan Anda sendiri. Misalnya, jika mereka berbicara tentang manajemen akun, maka pastikan untuk berbicara tentang manajemen akun.

Libatkan pembaca

Bahasa yang Anda gunakan tidak hanya harus memiliki tujuan yang jelas, tetapi juga harus menciptakan minat pada produk atau layanan Anda. Gunakan bahasa dan kata kunci yang sederhana dan langsung dalam spesifikasi tender untuk menceritakan kisah menarik yang menjelaskan mengapa Anda paling cocok untuk pekerjaan ini. Hindari membuat klaim tanpa bukti dan sebagai gantinya dukung pernyataan Anda dengan contoh dan hasil kehidupan nyata jika memungkinkan. Ketika diterapkan di tempat yang tepat dalam konten tender Anda, mendongeng dapat membantu membuat respons Anda lebih relatable dan persuasif, untuk pada akhirnya membantu Anda menonjol dari keramaian.

Ingat, pembaca harus selalu menjadi fokus utama Anda. Anda perlu melibatkan pembeli dan membuat mereka yakin bahwa bisnis Anda dapat dan akan berhasil.

Ringkasan

• Rencanakan struktur tanggapan Anda dan patuhi itu.
• Buat tulisan Anda jelas, singkat, dan akurat. Tetap sederhana dan gunakan kata-kata pembeli.
• Periksa kembali kesalahan tata bahasa atau ejaan.
• Libatkan pembeli dengan mendongeng, contoh, dan hasil jika sesuai.