Sambutan tender adalah cadangan penjualan. Ini adalah peluang anda untuk memberitahu pembeli siapa anda, apa yang anda tawarkan dan mengapa produk atau perkhidmatan anda harus dipertimbangkan di atas semua yang lain. Pilihan kata, nada dan struktur memainkan peranan penting dalam menampilkan perniagaan anda dengan baik dan pasti akan mempengaruhi penilaian pembeli terhadap respons tender anda.

Jadi bagaimana anda harus menulis dan memformatnya? Teruskan membaca untuk beberapa perkara yang tidak boleh dirunding semasa menulis jawapan tender yang berjaya.

Struktur

Struktur respons tender anda mudah diabaikan, tetapi sangat mempengaruhi kebolehbacaan dokumen anda. Setiap perenggan harus mempunyai kalimat pendahuluan, titik perbincangan fokus dan pernyataan penutup. Pastikan menggunakan bukti dan perincian sokongan yang relevan dengan dokumen spesifikasi tender.

Sekiranya respons anda memerlukan lebih dari satu perenggan, pastikan untuk mengelakkan pengulangan. Setiap titik harus berdasarkan maklumat yang diberikan dalam perenggan sebelumnya dan terus menunjukkan bagaimana produk atau perkhidmatan anda paling sesuai untuk pembeli.

Bahasa sederhana

Bahasa yang sederhana menjamin perincian produk atau perkhidmatan anda tidak disalahpahami. Sambutan tender anda tidak harus menjadi karya sastera; tepat dan elakkan kata-kata yang tidak perlu yang dapat mengalihkan perhatian dari sudut utama anda. Dan tentu saja, pastikan untuk selalu menjalankan pemeriksaan ejaan melalui dokumen untuk memastikan sebarang kesalahan ketik diperbaiki sebelum menghantar.

Gunakan kata-kata pembeli

Lihat kata-kata yang digunakan pembeli dalam spesifikasi tender mereka dan gunakannya sebagai tindak balas anda. Menggunakan bahasa yang serupa menunjukkan kepada pembeli bahawa anda memahami apa yang mereka cari dan membantu mereka untuk menghubungkan titik antara bagaimana tawaran anda memenuhi permintaan mereka.

Perkataan spesifikasi tender juga dapat membantu anda menentukan perkara yang perlu anda tekankan dalam penulisan anda sendiri. Contohnya, jika mereka bercakap mengenai pengurusan akaun, pastikan untuk bercakap mengenai pengurusan akaun.

Libatkan pembaca

Bahasa yang anda gunakan bukan hanya memiliki maksud tujuan yang jelas tetapi juga harus menimbulkan minat terhadap produk atau perkhidmatan anda. Gunakan bahasa yang mudah, langsung dan kata kunci dalam spesifikasi tender untuk menceritakan kisah menarik yang menjelaskan mengapa anda paling sesuai untuk pekerjaan ini. Elakkan membuat tuntutan tanpa bukti dan sebaliknya sandarkan pernyataan anda dengan contoh dan hasil sebenar sekiranya boleh. Apabila diaplikasikan di tempat yang tepat dalam kandungan tender anda, penceritaan dapat membantu menjadikan respons anda lebih relevan dan meyakinkan, sehingga akhirnya dapat membantu anda menonjol dari orang ramai.

Ingat, pembaca mesti sentiasa menjadi tumpuan utama anda. Anda perlu melibatkan pembeli dan membuat mereka yakin bahawa perniagaan anda dapat dan akan dilaksanakan.

Ringkasan

• Rancangkan struktur respons anda dan ikuti.
• Jadikan tulisan anda jelas, ringkas dan tepat. Ringkasnya dan gunakan kata-kata pembeli.
• Periksa semula kesalahan tatabahasa atau ejaan.
• Libatkan pembeli dengan penceritaan, contoh dan hasil yang sesuai.