Gambar bernilai seribu perkataan, tetapi adakah anda pernah terfikir untuk memasukkannya dalam jawapan tender anda? Grafik, carta organisasi, keterangan, dan jadual hanyalah beberapa contoh visual. Penggunaan warna, fon, ukuran font dan templat juga merupakan pertimbangan visual yang penting ketika memformat respons tender anda. Elemen-elemen ini, apabila digunakan dengan betul, dapat membantu menjadikan pengiriman tender anda lebih meyakinkan dan produk atau perkhidmatan anda lebih menarik bagi pembeli.

Tumpuan penilai harus kepada penyelesaian anda; mereka tidak boleh terganggu oleh organisasi dokumen anda. Jadi, bagaimana anda menggunakan visual secara berkesan dalam tindak balas tender anda?

Asasnya

• Pastikan visual anda ringkas. Fokus pada satu idea utama bagi setiap grafik atau gambar.
• Elakkan visual abstrak. Penilai tidak perlu menguraikan makna gambar anda.
• Perkenalkan visual anda dalam teks terlebih dahulu.
• Gunakan visual yang menyokong mesej anda. Mereka mesti mempunyai hubungan yang jelas dengan teks dan bahagian yang anda masukkan.
• Pastikan visual anda adalah cara yang betul dan sesuai dengan margin halaman.
• Visual anda mesti dibaca. Sekiranya terlalu besar, cubalah melampirkannya sebagai lampiran penyerahan anda daripada memasukkannya ke bahagian utama teks anda.
• Sekiranya tidak ada ruang untuk visual dalam templat rasmi pembeli, sertakan gambar rajah dan gambar anda sebagai lampiran atau lampiran penyerahan. Rujuk lampiran di bagian teks yang sesuai, misalnya, “Lihat Lampiran A”.

Jenis visual

Grafik

Grafik boleh digunakan untuk menunjukkan tren dan korelasi dan dapat menonjolkan kelebihan penyelesaian anda daripada yang lain.

Gambar

Foto produk berfungsi sebagai bukti fizikal produk atau perkhidmatan anda dan dapat memberikan perincian yang mungkin sukar untuk digambarkan dengan kata-kata.

Sekiranya menggunakan foto, gunakan resolusi yang sesuai untuk produk siap. Gambar kabur atau berkualiti rendah tidak menunjukkan profesionalisme dan akan menghilangkan keseluruhan penyampaian penyerahan anda.

Jadual

Jadual dapat menekankan perbezaan nombor atau memberi ruang untuk menulis pernyataan ringkasan di samping item spesifikasi.

Perbandingan bersebelahan dalam jadual adalah kaedah terbaik untuk menonjolkan faedah penyelesaian anda. Cuba buat perbandingan antara produk semasa berbanding penyelesaian yang dicadangkan, atau produk yang kompleks berbanding cadangan yang dipermudahkan anda.

Carta aliran

Carta alir dapat membantu mengurangkan kehadiran teks yang padat dan titik peluru yang berlebihan, semuanya mewakili pendekatan anda dengan cara yang mudah dibaca.

Kapsyen tindakan

Kapsyen tindakan menjadi sebahagian daripada keterangan elemen visual anda. Setiap gambar atau jadual harus dilabel sebagai "Gambar 1" atau "Jadual 1", dengan penomboran berurutan di seluruh dokumen. Anda juga boleh memberikan tajuk ringkas kepada visual. Keterangan tindakan kemudian menerangkan gambar dan bagaimana ia berfungsi sebagai sebahagian daripada penyelesaian keseluruhan anda.

Contohnya, kapsyen tindakan untuk rajah mungkin kelihatan seperti ini:

Gambar A: Struktur Organisasi Terbukti. Pasukan projek kami akan disusun seperti yang ditunjukkan dan berdasarkan pendekatan yang berjaya yang kami terapkan pada projek sebelumnya. Pasukan ini dikendalikan oleh seorang pengurus projek di lokasi, John Smith, yang akan mengetuai lima wartawan langsung untuk menyampaikan projek tersebut.

Contoh ini bukan sahaja menggambarkan rajah, tetapi memberi komen mengenai penyelesaian keseluruhan dengan menghubungkan sumber dan bukti kelayakan. Penggunaan rajah mengurangkan keperluan anda untuk membincangkan struktur pasukan sementara kapsyen tindakan menjelaskan tujuan elemen visual.

Kaji semula

Sebagai sebahagian daripada ulasan anda, minta seseorang yang tidak terlibat dalam proses tender memeriksa semula elemen visual anda. Adakah visualnya mudah difahami? Adakah mereka menyokong apa yang telah dinyatakan dalam teks? Adakah mereka memeriksa kapsyen tindakan anda: adakah tepat dan ringkas? Sekiranya anda harus menerangkan mesej dan tujuan visual anda, anda mungkin perlu mempertimbangkan semula bagaimana maklumat tersebut dilambangkan.

Ringkasan

Sama ada anda menggunakan grafik, foto, jadual atau carta alir, visual anda perlu mempunyai hubungan yang jelas dengan teks dokumen anda. Pastikan elemen visual mudah dan senang dibaca, dan jika tidak ada ruang untuknya di templat, jangan masukkan! Lampirkan gambar anda sebagai lampiran, dengan label yang jelas dan kapsyen tindakan untuk menyokong tujuan visual. Sentiasa mempunyai pandangan mata yang baru untuk mengkaji penyerahan anda; jika mereka tidak dapat memahami visualnya, kemungkinan besar penilai akan berjuang untuk memahaminya juga.

Kini setelah anda mengetahui cara menggunakan visual secara berkesan dalam tindak balas tender anda, sudah tiba masanya untuk mula membida. Biarkan TenderSearch mencari peluang tender terkini dan relevan untuk perniagaan anda, sehingga anda dapat fokus untuk menyerahkan penyelesaian kemenangan tersebut.