Sebilangan besar peluang tender meminta ringkasan eksekutif: gambaran ringkas perniagaan anda, pemahaman anda mengenai keperluan pembeli dan nilai produk atau perkhidmatan anda. Apabila dilakukan dengan baik, ringkasan eksekutif akan mengenal pasti anda sebagai pelayan berkualiti dengan produk atau perkhidmatan yang berjaya.

Di samping penilaian keseluruhan penilai mengenai penyerahan tender anda, ringkasan eksekutif selalunya merupakan satu-satunya bahagian tender yang dilihat oleh pengurusan kanan dan pembuat keputusan. Ini mesti ringkas dan meyakinkan untuk menarik perhatian mereka. Jadi, bagaimana anda dapat memastikan tender anda menonjol daripada yang lain?

Teruskan membaca untuk mengetahui cara menulis ringkasan eksekutif yang berjaya.

Siapa awak?

Pembeli ingin mengetahui dengan siapa mereka akan bekerjasama, jadi pastikan anda memberitahu mereka! Berikan gambaran ringkas perniagaan anda, dengan fokus pada aspek dan kualiti yang relevan dengan keperluan pembeli. Sertakan jenis maklumat berikut:

• sebarang pengalaman lalu dengan pembeli
• jangka masa organisasi anda berada dalam perniagaan
• saiz organisasi anda
• yang dalam perniagaan anda akan berinteraksi dengan pembeli
• pensijilan dan keahlian industri
• prestasi masa lalu pada kontrak yang serupa
• akses kepada rakan kongsi dan subkontraktor

Adakah anda memahami keperluan pembeli?

Posisikan produk atau perkhidmatan anda sebagai penyelesaian yang jelas dengan menunjukkan pemahaman mengenai keperluan perniagaan pembeli. Teliti pembeli; menjadi biasa dengan siapa mereka dan apa yang mereka lakukan. Pastikan berkaitan dengan objektif pembelian yang mungkin telah digariskan dalam dokumen tender. Sebagai contoh, perenggan pembukaan kontrak pembersihan sekolah harus merangkumi perbincangan mengenai kesihatan dan kepentingan persekitaran sekolah yang bersih, dan bukannya perbincangan mengenai program pembersihan secara umum.

Apa yang anda cadangkan?

Pembeli ingin yakin ketika mencadangkan penyelesaian anda dalam persaingan. Berikan ringkasan ringkas produk atau perkhidmatan anda, yang dibentuk oleh bagaimana ia memenuhi kehendak pembeli.

Pastikan anda:

• hubungkan penyelesaian anda dengan objektif dan spesifikasi pembeli
• memberikan bukti mengenai pengalaman dengan klien atau kontrak yang setanding
• kenal pasti di mana anda berdua bertemu dan melebihi apa yang disenaraikan dalam spesifikasi
• mengukuhkan dan menerangkan perkara dan konsep utama dengan gambar rajah

Beberapa fikiran terakhir

Sama ada ringkasan eksekutif anda ada di awal atau di akhir penyerahan, pastikan pernyataan pembukaan anda adalah langsung dan menarik perhatian pembaca. Sebagai contoh:

Pelanggan A akan menerima penyelesaian yang selamat, boleh dipercayai dan mampan dengan menggunakan pengalaman,
kecekapan dan kemampuan Syarikat B untuk pengurusan Projek C.

Libatkan pembaca! Gunakan perkataan yang positif dan proaktif. Anda berusaha meyakinkan pembeli bahawa anda adalah penyedia terbaik, memberikan penyelesaian terbaik untuk memenuhi keperluan mereka. Pastikan semua yang anda tulis menyokong ini, dan anda akan berjaya memenangi kontrak seterusnya.