Một phản hồi đấu thầu là một đề xuất bán hàng. Đây là cơ hội để bạn cho người mua biết bạn là ai, bạn phải cung cấp những gì và tại sao sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn nên được coi trọng hơn tất cả những sản phẩm hoặc dịch vụ khác. Lựa chọn từ ngữ, giọng điệu và cấu trúc đóng một vai trò quan trọng trong việc giới thiệu doanh nghiệp của bạn dưới ánh sáng tốt và chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến đánh giá của người mua về phản hồi thầu của bạn.

Vậy bạn nên viết và định dạng nó như thế nào? Tiếp tục đọc để biết một số điều không thể thương lượng khi viết thư trả lời đấu thầu thành công.

Kết cấu

Cấu trúc của phản hồi thầu của bạn rất dễ bị bỏ qua, nhưng nó có thể ảnh hưởng lớn đến khả năng đọc tài liệu của bạn. Mỗi đoạn văn cần có một câu giới thiệu, một điểm thảo luận tập trung và một câu kết luận. Đảm bảo sử dụng các bằng chứng và chi tiết hỗ trợ có liên quan đến tài liệu đặc tả đấu thầu.

Nếu câu trả lời của bạn yêu cầu nhiều hơn một đoạn văn, hãy đảm bảo tránh lặp lại. Mỗi điểm cần xây dựng dựa trên thông tin được cung cấp trong đoạn trước và tiếp tục chứng minh sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn phù hợp nhất với người mua như thế nào.

Ngôn ngữ đơn giản

Ngôn ngữ đơn giản đảm bảo các chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn không bị hiểu nhầm. Câu trả lời dịu dàng của bạn không nhất thiết phải là một kiệt tác văn học; chính xác và tránh những từ không cần thiết có thể làm mất tập trung vào ý chính của bạn. Và tất nhiên, hãy đảm bảo luôn kiểm tra chính tả qua tài liệu để đảm bảo mọi lỗi chính tả được sửa trước khi gửi.

Sử dụng lời nói của người mua

Nhìn vào những từ mà người mua sử dụng trong đặc tả đấu thầu của họ và sử dụng chúng trong câu trả lời của bạn. Việc sử dụng ngôn ngữ tương tự thể hiện cho người mua rằng bạn hiểu họ đang tìm kiếm gì và giúp họ kết nối các điểm giữa cách mà sản phẩm của bạn đáp ứng yêu cầu của họ.

Cách diễn đạt của đặc tả đấu thầu cũng có thể giúp bạn xác định những điểm bạn cần nhấn mạnh trong bài viết của mình. Ví dụ: nếu họ nói về quản lý tài khoản, thì hãy nhớ nói về quản lý tài khoản.

Thu hút người đọc

Ngôn ngữ bạn sử dụng không chỉ có ý nghĩa rõ ràng về mục đích mà còn phải tạo ra sự quan tâm đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, trực tiếp và các từ chính trong thông số kỹ thuật đấu thầu để kể một câu chuyện hấp dẫn giải thích lý do tại sao bạn là người phù hợp nhất cho công việc này. Tránh đưa ra các tuyên bố mà không có bằng chứng và thay vào đó hãy sao lưu các tuyên bố của bạn bằng các ví dụ và kết quả thực tế nếu có thể. Khi được áp dụng đúng chỗ trong nội dung mời chào của bạn, kể chuyện có thể giúp câu trả lời của bạn dễ hiểu và thuyết phục hơn, để cuối cùng giúp bạn nổi bật giữa đám đông.

Hãy nhớ rằng người đọc phải luôn là trọng tâm chính của bạn. Bạn cần thu hút người mua và khiến họ tin tưởng rằng doanh nghiệp của bạn có thể và sẽ cung cấp.

Tóm lược

• Lập kế hoạch cấu trúc câu trả lời của bạn và bám sát nó.
• Làm cho văn bản của bạn rõ ràng, ngắn gọn và chính xác. Giữ nó đơn giản và sử dụng từ của người mua.
• Kiểm tra kỹ xem có lỗi ngữ pháp hoặc chính tả nào không.
• Thu hút người mua bằng cách kể chuyện, ví dụ và kết quả nếu thích hợp.