Một bức tranh có giá trị bằng một ngàn lời nói, nhưng bạn đã bao giờ nghĩ sẽ đưa một bức ảnh vào lời đáp dịu dàng của mình chưa? Đồ họa, biểu đồ tổ chức, chú thích và bảng chỉ là một số ví dụ về hình ảnh. Việc sử dụng màu sắc, phông chữ, cỡ chữ và các mẫu cũng là những cân nhắc trực quan quan trọng khi định dạng phản hồi thầu của bạn. Những yếu tố này, khi được sử dụng đúng cách, có thể giúp làm cho hồ sơ dự thầu của bạn trở nên thuyết phục hơn và sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn hấp dẫn hơn đối với người mua.

Người đánh giá nên tập trung vào giải pháp của bạn; họ không nên bị phân tâm bởi việc tổ chức tài liệu của bạn. Vì vậy, làm thế nào để bạn sử dụng hiệu quả hình ảnh trong phản hồi chào thầu của mình?

Các nguyên tắc cơ bản

• Giữ cho hình ảnh của bạn đơn giản. Tập trung vào một ý tưởng chính cho mỗi đồ họa hoặc hình ảnh.
• Tránh những hình ảnh trừu tượng. Người đánh giá không cần phải giải mã ý nghĩa của hình ảnh của bạn.
• Giới thiệu trước hình ảnh của bạn trong văn bản.
• Sử dụng hình ảnh hỗ trợ thông điệp của bạn. Chúng phải có kết nối rõ ràng với văn bản và phần bạn đã đưa chúng vào.
• Đảm bảo rằng hình ảnh của bạn đúng cách và vừa với lề của trang.
• Hình ảnh của bạn phải dễ đọc. Nếu nó quá lớn, hãy thử đính kèm nó như một phụ lục cho bài nộp của bạn thay vì ép nó vào phần chính của văn bản.
• Nếu không có không gian cho hình ảnh trong mẫu chính thức của người mua, hãy bao gồm sơ đồ và hình ảnh của bạn dưới dạng tệp đính kèm hoặc phụ lục cho nội dung gửi. Tham khảo phần đính kèm trong phần thích hợp của văn bản, ví dụ: “Xem Phụ lục A”.

Các loại hình ảnh

Đồ thị

Đồ thị có thể được sử dụng để chứng minh các xu hướng và mối tương quan và có thể làm nổi bật lợi ích của giải pháp của bạn so với những giải pháp khác.

Hình ảnh

Ảnh về sản phẩm là bằng chứng vật lý về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và có thể cung cấp các thông tin chi tiết khó có thể diễn tả bằng lời.

Nếu sử dụng ảnh, hãy sử dụng độ phân giải phù hợp với thành phẩm. Hình ảnh mờ hoặc chất lượng kém không thể hiện tính chuyên nghiệp và sẽ làm mất đi phần trình bày tổng thể của bài nộp của bạn.

Những cái bàn

Các bảng có thể nhấn mạnh sự khác biệt về số lượng hoặc cung cấp không gian để viết các báo cáo tóm tắt cùng với các mục thông số kỹ thuật.

So sánh song song trong bảng là một cách tuyệt vời để làm nổi bật những lợi ích của giải pháp của bạn. Hãy thử so sánh giữa sản phẩm hiện tại với giải pháp được đề xuất hoặc một sản phẩm phức tạp với đề xuất đơn giản của bạn.

Biểu đồ luồng

Biểu đồ luồng có thể giúp giảm sự hiện diện của các khối văn bản dày đặc và quá nhiều dấu đầu dòng, đồng thời thể hiện cách tiếp cận của bạn một cách dễ đọc.

Chú thích hành động

Chú thích hành động tạo thành một phần của mô tả về yếu tố hình ảnh của bạn. Mọi hình ảnh hoặc bảng phải được gắn nhãn là “Hình ảnh 1” hoặc “Bảng 1”, với số thứ tự trong toàn bộ tài liệu. Bạn cũng có thể đặt tiêu đề ngắn gọn cho hình ảnh. Sau đó, chú thích hành động giải thích hình ảnh và cách nó hoạt động như một phần của giải pháp tổng thể của bạn.

Ví dụ: chú thích hành động cho một sơ đồ có thể giống như sau:

Hình A: Cơ cấu tổ chức đã được chứng minh. Nhóm dự án của chúng tôi sẽ được cấu trúc như hình minh họa và dựa trên cách tiếp cận thành công mà chúng tôi đã áp dụng cho các dự án trước đây. Nhóm được quản lý bởi một người quản lý dự án tại chỗ, John Smith, người sẽ dẫn năm phóng viên trực tiếp thực hiện dự án.

Ví dụ này không chỉ mô tả sơ đồ mà còn nhận xét về giải pháp tổng thể bằng cách liên kết các tài nguyên và thông tin đăng nhập. Việc sử dụng sơ đồ giúp bạn giảm nhu cầu thảo luận về cấu trúc của nhóm trong khi chú thích hành động làm rõ mục đích của yếu tố hình ảnh.

Ôn tập

Là một phần trong quá trình đánh giá của bạn, hãy nhờ ai đó không tham gia vào quá trình đấu thầu kiểm tra kỹ các yếu tố hình ảnh của bạn. Hình ảnh có dễ hiểu không? Họ có ủng hộ những gì đã được nói trong văn bản không? Họ đã kiểm tra chú thích hành động của bạn chưa: chúng có chính xác và ngắn gọn không? Nếu bạn phải giải thích thông điệp và mục đích của hình ảnh, bạn có thể cần phải xem xét lại cách thông tin được trình bày.

Tóm lược

Cho dù bạn sử dụng đồ thị, ảnh, bảng hay lưu đồ, hình ảnh của bạn cần có kết nối rõ ràng với văn bản tài liệu của bạn. Giữ cho các yếu tố trực quan đơn giản và dễ đọc, và nếu không có không gian cho chúng trong mẫu, đừng ép chúng vào! Đính kèm hình ảnh của bạn dưới dạng phụ lục, với nhãn rõ ràng và chú thích hành động để hỗ trợ mục đích của hình ảnh. Luôn luôn có một bộ mắt mới để xem xét bài nộp của bạn; nếu họ không thể hiểu các hình ảnh, người đánh giá rất có thể sẽ gặp khó khăn để hiểu chúng.

Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng hiệu quả hình ảnh trong phản hồi thầu của mình, đã đến lúc bắt đầu đặt giá thầu. Hãy để TenderSearch tìm các cơ hội đấu thầu gần đây và có liên quan cho doanh nghiệp của bạn, để bạn có thể tập trung vào việc gửi giải pháp chiến thắng đó.