Hầu hết các cơ hội đấu thầu đều yêu cầu một bản tóm tắt điều hành: tổng quan ngắn gọn về doanh nghiệp của bạn, hiểu biết của bạn về nhu cầu của người mua và giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Khi hoàn thành tốt, bản tóm tắt điều hành xác định bạn là một nhà thầu chất lượng với một sản phẩm hoặc dịch vụ chiến thắng.

Cùng với đánh giá tổng thể của người đánh giá về hồ sơ dự thầu của bạn, bản tóm tắt điều hành thường là phần duy nhất của hồ sơ dự thầu mà ban quản lý cấp cao và những người ra quyết định nhìn thấy. Nó phải ngắn gọn và thuyết phục để thu hút sự chú ý của họ. Vì vậy, làm thế nào bạn có thể đảm bảo hồ sơ dự thầu của bạn nổi bật so với phần còn lại?

Tiếp tục đọc để tìm hiểu cách viết một bản tóm tắt điều hành thành công.

Bạn là ai?

Người mua muốn biết họ sẽ làm việc với ai, vì vậy hãy nhớ nói cho họ biết! Cung cấp tổng quan ngắn gọn về doanh nghiệp của bạn, tập trung vào các khía cạnh và phẩm chất phù hợp với nhu cầu của người mua. Bao gồm các loại thông tin sau:

• bất kỳ trải nghiệm nào trong quá khứ với người mua
• khoảng thời gian tổ chức của bạn đã kinh doanh
• quy mô tổ chức của bạn
• ai trong doanh nghiệp của bạn sẽ tương tác với người mua
• chứng nhận và tư cách thành viên trong ngành
• hiệu suất trong quá khứ trên các hợp đồng tương tự
• tiếp cận các đối tác và nhà thầu phụ

Bạn có hiểu nhu cầu của người mua?

Định vị sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn là giải pháp hiển nhiên bằng cách thể hiện sự hiểu biết về các yêu cầu kinh doanh của người mua. Nghiên cứu người mua; trở nên quen thuộc với họ là ai và họ làm gì. Đảm bảo liên quan đến bất kỳ mục tiêu mua hàng nào có thể đã được nêu trong hồ sơ mời thầu. Ví dụ, một đoạn mở đầu cho hợp đồng vệ sinh trường học nên bao gồm một cuộc thảo luận về sức khỏe và tầm quan trọng của một môi trường trường học sạch sẽ, thay vì thảo luận về các chương trình làm sạch nói chung.

Bạn đang đề xuất điều gì?

Người mua muốn tự tin khi giới thiệu giải pháp của bạn so với đối thủ cạnh tranh. Cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, dựa trên cách nó sẽ đáp ứng các yêu cầu của người mua.

Hãy chắc chắn rằng bạn:

• kết nối giải pháp của bạn với các mục tiêu và thông số kỹ thuật của người mua
• cung cấp bằng chứng về bất kỳ kinh nghiệm nào với khách hàng hoặc hợp đồng tương đương
• xác định nơi cả hai bạn đáp ứng và vượt quá những gì được liệt kê trong đặc điểm kỹ thuật
• củng cố và giải thích các điểm và khái niệm chính bằng sơ đồ

Một số suy nghĩ cuối cùng

Cho dù bản tóm tắt điều hành của bạn là ở đầu hay cuối của bài nộp, hãy đảm bảo rằng lời mở đầu của bạn trực tiếp và thu hút sự chú ý của người đọc. Ví dụ:

Khách hàng A sẽ nhận được một giải pháp an toàn, đáng tin cậy và bền vững bằng cách sử dụng kinh nghiệm,
hiệu quả và năng lực của Công ty B trong việc quản lý Dự án C.

Thu hút người đọc! Sử dụng những từ tích cực, chủ động. Bạn đang cố gắng thuyết phục người mua rằng bạn là nhà cung cấp tốt nhất, cung cấp giải pháp tốt nhất để giải quyết nhu cầu của họ. Đảm bảo rằng mọi thứ bạn viết đều hỗ trợ điều này và bạn sẽ thuận lợi trên con đường giành được hợp đồng tiếp theo đó.